公司无纸化的好处说起来简单：省钱、省时、减碳。但实际上，每个单位都有不同的需求，必然使用不同的工具或功能。许多人在搜集资料时，第一步是蒐集产品的资讯，却忘了先釐清自己的需求，于是联络业务后，在决定要使用哪个工具时，才开始比对商品功能，让公司无纸化的脚步卡在第一步。以下提供简单的几个步骤，让您顺利且正确地踏出无纸化的第一步。
- 在那些场合中会使用纸张？使用量为多少？比如：
- 为了宣传公司的新商品，宣传部门在设计与企划的阶段不停开会，因为涉及机密，使用的纸张多又无法再利用。
- 同样是为了宣传新商品，但是在执行阶段必须发放给所有路过的人一人一张传单。
- 或是为了提供外部稽核凭证，您的会计与总务部门必须将过去五年的报表全数保存在档案室中，俾利随时抽查。
- 内部员工在部门间为了签各种申请单，而印出来签名。
- 这些情况是否有必要性？
- 为了宣传新商品，开会是必然的经过。
- 发放宣传单也许只是宣传方式的其中一种，可以完全停止这个做法。
- 内部与外部稽核是客户信赖的基础，无法免除。
- 申请流程必须留有纪录，以便未来进行查找与比对
- 这些情况能否以电子化、无纸化形式进行？
- 无纸化会议是可行的，可参考连结裡的各种解决方案。
- 宣传可以透过网站的文章、或手机App推播等进行。
- 财务报表的保存可以透过PineReport Master完成无纸化，所有稽核要求的资讯也都能找得到。
- 申请单签核可以使用PineReport Master完成签核无纸化，并且在留存纪录的同时，还能够更有效率的传递。