公司無紙化的好處說起來簡單：省錢、省時、減碳。但實際上，每個單位都有不同的需求，必然使用不同的工具或功能。許多人在搜集資料時，第一步是蒐集產品的資訊，卻忘了先釐清自己的需求，於是聯絡業務後，在決定要使用哪個工具時，才開始比對商品功能，讓公司無紙化的腳步卡在第一步。以下提供簡單的幾個步驟，讓您順利且正確地踏出無紙化的第一步。
- 在那些場合中會使用紙張？使用量為多少？比如：
- 為了宣傳公司的新商品，宣傳部門在設計與企劃的階段不停開會，因為涉及機密，使用的紙張多又無法再利用。
- 同樣是為了宣傳新商品，但是在執行階段必須發放給所有路過的人一人一張傳單。
- 或是為了提供外部稽核憑證，您的會計與總務部門必須將過去五年的報表全數保存在檔案室中，俾利隨時抽查。
- 內部員工在部門間為了簽各種申請單，而印出來簽名。
- 這些情況是否有必要性？
- 為了宣傳新商品，開會是必然的經過。
- 發放宣傳單也許只是宣傳方式的其中一種，可以完全停止這個做法。
- 內部與外部稽核是客戶信賴的基礎，無法免除。
- 申請流程必須留有紀錄，以便未來進行查找與比對
- 這些情況能否以電子化、無紙化形式進行？
- 無紙化會議是可行的，可參考連結裡的各種解決方案。
- 宣傳可以透過網站的文章、或手機App推播等進行。
- 財務報表的保存可以透過PineReport Master完成無紙化，所有稽核要求的資訊也都能找得到。
- 申請單簽核流程可以使用PineReport Master完成無紙化，並且在留存紀錄的同時，還能夠更有效率的傳遞。
